Digitalizacja obiektów muzealnych musi odbywać się na ogólnie przyjętych zasadach, których przestrzeganie pozwoli na zachowanie eksponatów w dobrym stanie, a także na wytwarzanie ich wiernych kopii, które będzie można podziwiać w instytucjach kultury w Polsce i na świecie. Obiekty muzealne charakteryzują się dużą różnorodnością, dlatego przed procesem digitalizacji należy określić rozdzielczość przestrzenną i wymaganą dokładność skanowania 3D.
Planowanie digitalizacji
Digitalizacja to nic innego jak proces przetwarzania fizycznej jednostki muzealnej w postać cyfrową. Zaleca się, by procesy te planowane były z dużym wyprzedzeniem, co pozwoli na bezbłędne sporządzenie listy obiektów przeznaczonych do digitalizacji, omówienie technik, jakie należy zastosować w przypadku każdego z tych obiektów, jak i przygotowanie szczegółowego harmonogramu prac i rozdzielenie zadań na poszczególnych pracowników.
Planowanie digitalizacji powinno odbywać się po określeniu jej celów. Cele te mogą być różne, począwszy od prac konserwatorskich, poprzez badania naukowe i edukację, skończywszy na chęci wykonania wiernej kopii eksponatu muzealnego, który ze względu na dużą wartość lub zły stan techniczny nie może być wypożyczany do innych muzeów.
Obiekty muzealne przed digitalizacją
Za przygotowywanie obiektów do digitalizacji odpowiada muzeum, które jest ich stałą siedzibą. To muzeum ocenia stan obiektów, a jeśli budzi on wątpliwości, sięga po opinię konserwatora, który sugeruje, czy przed digitalizacją konieczne jest wykonanie prac konserwatorskich.
Specjalnych przygotowań wymaga również pomieszczenie, w którym przeprowadzana będzie digitalizacja. Nie powinny być w nim wykonywane żadne inne czynności, a jedynie skanowanie obiektów muzealnych. Ściany muszą być w kolorze szarym achromatycznym, a podłoga wykończona matowymi płytkami w ciemnym kolorze lub wykładziną. Ani ściany, ani podłoga nie powinny odbijać światła. Dobrze widziana jest również możliwość całkowitego zaciemnienia pomieszczenia.